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跑贏時間的開票能手
2023-08-24
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【開欄詞】自衛華集團銷售服務承諾書簽訂以來，各系統積極響應，用心用情做好工作，著力打造匠心服務，以持續性的自我改進，創新性地滿足客戶和業務發展商的需求，如今已顯現成效，涌現出一批言出必行、誓達目標的先進集體與個人，特開設此專欄一同分享他們的奮斗故事，走入他們的“感動時刻”。
“竟然真的在今天辦完了，效率真高啊，太感謝了。”
一整天耕耘在紛繁復雜的開票單據、密密麻麻的資金數據間，工作的重壓并沒有消磨掉周同的熱情與耐心，時值深夜，周同仍然堅守在開票窗口“站好最后一班崗”。他微笑著目送最后一位業務發展商離開，對方的滿意和認可為他繁忙的一天畫上了一個完美的句號。
作為河南衛華財務部的銷售會計，周同近期的工作壓力不可謂不大，自從銷售服務承諾書簽訂之后，他像是被擰緊了發條，伏案埋首，爭分奪秒。來自業務發展商的評分反饋和銷售服務承諾書上清晰明確的考核項，容不得推諉扯皮，有功獎有錯罰，是壓力更是動力，身邊的同事們個個卯足了勁要爭口氣。“現在跟以前相比確實大不一樣了，效率提升可不是一星半點兒。”很多業務發展商發出感慨，河南衛華財務系統工作轉變他們都看在眼里，單單一個開票業務就讓他們有深刻的體會。
“以前開個發票要費老大功夫了，排號就是第一大難關。”很多時候業務發展商拿到號一合計，前面得有六七百號人，等得人心急火燎，排到自己更是遙遙無期，等上兩三個月都是常態。
加之很多業務發展商對開票流程不熟悉，交貨單、運輸單、安裝單……五花八門的單據一旦遺漏便無法辦理業務，需要按照工作人員的指引重新準備材料，許多人東奔西走，來來回回好幾趟，才能把資料準備齊全。這些曲折的過程足以把業務發展商的耐心消耗殆盡，即使周同熱情服務，細致周到，也難以消除業務發展商心中的不滿和言語上的埋怨。
認真處理業務的周同
針對這些對外服務的薄弱環節，財務系統下了大力氣扭轉局面，首要關注的，就是前期積壓業務的清零工作，拋去重擔一身輕，才好重新出發。
周同還記得自己接到任務后，就和部門同事一道無縫切換到挑燈夜戰的生活，腰酸背痛還要穩坐工位，有時忙到深夜頭昏腦漲，精力不濟，眼前的數字根本無法入腦，經歷過一個多月突破極限的埋頭苦干，才把之前積壓的數百條開票業務處理完畢，“那段日子就像在和時間賽跑，分秒必爭，我們辦理開票的速度必須超過開票申請的新增速度，不然積壓只會越來越多，提升服務體驗也就無從談起。”
周同明白，積壓業務的清零只是階段性勝利，業務高效暢通的“保衛戰”一旦打響，便沒有終點。為了守護這份來之不易的戰果，周同把“清零”心態保持至今，雷打不動實現工作任務的日清月結，簡單的票據當天辦理完畢，流程復雜的也在當月開具出來，絕不留下“小尾巴”。
要想達成這個目標并不容易，由于對外窗口的特殊性，總有始料未及的意外情況發生，給周同密不透風的工作安排再添一筆負擔，常有業務發展商在快下班的時間匆忙趕到，要求馬上幫他開具發票。遇見這種情況，周同的服務態度不打折扣，詢問原因后便為對方開啟“綠色通道”。
周同為業務發展商現場開票
他放下手頭的工作一步步指導業務發展商在營銷通提交申請，隨后聯系營銷中心的同事加急審核，流程走到他這里，他有條不紊地核對各類票據，確保數據正確和憑證規范。考慮到很多業務發展商材料準備不全導致無法開票的情況，財務部早將各類開票所需的單據留存在本部門內，隨用隨找，避免了這類意外的發生，著急火燎過來開票的業務發展商，周同基本都能當天辦理完畢，讓他們滿意而歸。至于自己遺留下的工作，周同也不會就此擱置，一定會加班加點趕工完成。
效率提升，流程優化，及時響應……一系列轉變讓業務發展商感受到公司的重視和溫暖，這是財務人交上的一份有溫度的答卷。與此同時，在每一個燈火通明的夜晚，周同等一眾財務人與時間的賽跑的決心越發堅毅，“小窗口里藏著大服務，當責任抗在肩上，所有辛苦都變成了動力，我們的戰斗還在繼續……”
